4. Workshop Retrodigitalisierung: Selber machen oder machen lassen? Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern in der Retrodigitalisierung
4. Workshop Retrodigitalisierung am 21./22. März 2022
Die mittlerweile 4. Ausgabe der Reihe „Workshop Retrodigitalisierung“ fand am 21./22. März 2022 als Online-Workshop in der Staatsbibliothek zu Berlin statt. Das Programm des Workshops widmete sich in 2022 zwei thematischen Schwerpunkten: den Vor- und Nachteilen der Retrodigitalisierung In-House oder mit externen Dienstleistern sowie Fragen des Qualitätsmanagements in der Digitalisierung. Digitalisierungspraktiker:innen und Mitarbeiter:innen aus Bibliotheken, Wissenschafts- und weiteren Gedächtnisorganisationen stellten in 20-minütigen Beiträgen mit anschließender Diskussion gelöste und ungelöste Fragen aus dem Bereich der Retrodigitalisierung vor. Die Teilnahme am Workshop ist kostenlos.
Die Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz richtet den Workshop gemeinsam mit den Zentralen Fachbibliotheken TIB – Leibniz-Informationszentrum Technik und Naturwissenschaften und Universitätsbibliothek und ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft sowie ZB MED – Informationszentrum Lebenswissenschaften aus. Der Workshop findet pandemiebedingt als Online-Workshop über Webex statt.
PROGRAMM
Montag, 21.03.2022
10:00
Dr. Achim Bonte (Generaldirektor der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz)
Begrüßung
Themenblock: Selber machen oder machen lassen? Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern in der Retrodigitalisierung
10:15 – 11:00
Abby Matthews (Archive and Family History Centre) und Julia Parks (Signal Film & Media / Cooke’s Studios) –
Inhouse or Outsource? Two contrasting case studies for the digitisation of 20th Century Photographic Collections
Vortragsfolien: Matthews – Past on Glass
11:00 – 11:40
Nele Leiner und Maren Messerschmidt (SUB Hamburg) – Klasse trotz Masse: Umsetzung von Digitalisierungsprojekten mit Dienstleistern (Abstract)
Vortragsfolien: Leiner, Messerschmidt – Klasse trotz Masse
11:40 – 12:20
Monika Zarnitz und Andreas Purkert (ZBW Kiel) – Zusammenarbeit mit Dienstleistern – Tipps für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen (Abstract)
12:20 – 13:30
Mittagspause
13:30 – 14:10
Julia Boensch-Bär und Therese Burmeister (DAI) – Das Projekt „Retrodigitalisierung“ des Deutschen Archäologischen Instituts (Abstract)
14:10 – 14:50
Natalie Przeperski (IJB München), Sigrun Putjenter (SBB-PK Berlin), Edith Rimmert (UB Bielefeld), Matthias Kissler (UB Braunschweig) – Colibri – die Kombination aller wesentlicher Varianten des Digitalisierungsworkflows in einem Projekt von vier Partnerbibliotheken
Vortragsfolien Przeperski, Putjenter, Rimmert, Kissler – Das Projekt Colibri (Abstract)
14:50 – 15:00
Das Digitalisierungszentrum der Staatsbibliothek zu Berlin stellt sich vor (Film)
Film: https://www.youtube.com/watch?v=0f19mIbLKrk
15:00
Ende des ersten Tages
Dienstag, 22.03.2022
09:30
Kurze Begrüßung durch SBB
09:40 – 10:20
Stefan Hauff-Hartig (Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestags) – Retrodigitalisierungsprojekt im Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestages: Die Gesetzesdokumentation (Abstract)
Vortragsfolien: Hauff-Hartig_Retrodigitalisierungsprojekt_im_Parlamentsarchiv
Themenblock: Ist gut gleich gut genug? Qualität in der Digitalisierung
10:20 – 11:00
Stefanie Pöschl und Anke Spille (Digitales Deutsches Frauenarchiv) – Qualität ? Wofür ? : Das Digitale Deutsche Frauenarchiv berichtet aus seiner fast 6-jährigen Erfahrung mit Retrodigitalisierung (Abstract)
Vortragsfolien Poeschl, Spille – Qualität? Wozu?
11:00 – 11:20
Pause
11:20 – 12:00
Yvonne Pritzkoleit (GStA, Leiterin der Sicherungsverfilmung); Silke Jagodzinski, (GStA, Leiterin Referat Digitale Dienste und IT) – Ist gut auch gut genug? Qualitätssicherung in der Digitalisierung (Abstract)
12:00 – 12:40
Andreas Romeyke (SLUB) – Weniger ist mehr — das Missverständnis Auflösung (Abstract)
Vortragsfolien: Romeyke – Das Missverständnis Aufloesung
12:40
Verabschiedung und Ende der Veranstaltung / Feedbackrunde
anschließend: Das Digitalisierungszentrum der Staatsbibliothek zu Berlin stellt sich vor (Film)
ABSTRACTS ZU DEN VORTRÄGEN:
Keynote – Abby Matthews (Archive and Family History Centre) u. Julia Parks (Signal Film & Media / Cooke’s Studios) – Inhouse or Outsource? Two contrasting case studies for the digitisation of 20th Century Photographic Collections
Increasingly, cultural organisations are coming under pressure to make collections more accessible via digitisation, but this is not only a logistical and financial challenge for many organisations, but one which highlights a skills gap for many in our sector. When it comes to assessing the various options available, how can we decide which is the best fit for our organisation, or for our collections. What considerations do we need to make about capacity, funding, technological infrastructure, timeframes, the collation and verification of metadata, the physical and digital space required, and about training, ongoing support and the legacy of digitisation projects?
Through the presentation of two different approaches in UK cultural organisations, Julia Parks and Abby Matthews will present their own experiences of project managing two photographic digitisation projects both as in-house and out-sourced enterprises. They will demonstrate both the challenges, and benefits of each solution based on their own collection needs and unique organisational outcomes and will argue that when it comes to digitisation, there is no magic one size fits all approach.
Nele Leiner und Maren Messerschmidt (SUB Hamburg) – Klasse trotz Masse: Umsetzung von Digitalisierungsprojekten mit Dienstleistern
Die Digitalisierung historischer Bestände ist, auf Grund der häufig schlechten Materialbeschaffenheit ihrer Objekte, bereits eine große Herausforderung. Zudem ist die Bearbeitung von Struktur- und Metadaten, aufwändig und erfordert Abstimmung bis zu einem gemeinsamen Verständnis von Vorgaben. Umso schwieriger wird es, wenn man für den gesamten Prozess mit Dienstleistern zusammenarbeitet und die Kompetenz der Anbieter im Ausschreibungsprozess schwer einzuschätzen ist. Die Bearbeitung welcher Bestände kann man einer externen Firma zutrauen und welche sollten besser im eigenen Haus bearbeitet werden? Wie vermittelt man zielführend die Erwartungen an die Struktur- und Metadatenverarbeitung? Wie tauscht man sich zu Problemen im Ablauf aus? Immer wieder muss pragmatisch die jeweils beste Lösung gefunden werden und manchmal ist es auch nötig, mitten im Prozess umzuschwenken.
Die Stabi Hamburg arbeitet derzeit in zwei umfangreichen Maßnahmen mit Dienstleistern:
Seit 2018 läuft das Projekt Hamburger Kulturgut im Netz – kurz HaKiN -, das von der Stadt Hamburg finanziert wird. Unter Federführung der Staats- und Universitätsbibliothek sind bisher die Bestände von 26 Hamburger Bibliotheken von 6 verschiedenen Dienstleistern bearbeitet worden.
Im Rahmen der DFG-Förderlinie „Digitalisierung historischer Zeitungen des deutschen Sprachraums“ wurden ca. 1,3 Mio. Seiten aus Hamburger Zeitungen aus den Jahren 1700 bis 1945 digitalisiert. Das Projekt läuft seit 2019 und ist in drei thematische Blöcke unterteilt. Zur Ergänzung des eigenen Bestandes wurden acht weitere Bibliotheken mit eingebunden und zwei externe Dienstleister beauftragt.
In dem Beitrag berichten Mitarbeiter*innen der beiden Projekte von ihren Erfahrungen und sind gespannt auf den Austausch mit den Kolleg*innen anderer Häuser.
Monika Zarnitz und Andreas Purkert (ZBW Kiel) – Zusammenarbeit mit Dienstleistern – Tipps für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen
Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern bei Digitalisierungsvorhaben erfordert, dass der Dienstleister am Ende das liefert, was erwartet wird. Dazu ist eine gute, detaillierte Beschreibung im Lastenheft für die Dienstleistung erforderlich. Unter anderem ist es auch wichtig, darauf zu achten, welche Qualifikationen das vom Dienstleister eingesetzte Personal hat. Es ist sehr sinnvoll, sich Arbeitsproben erstellen zu lassen und sehr ratsam, den Dienstleister insbesondere in den ersten Wochen seines Wirkens gut zu betreuen. Dies und weitere praktische Hinweise werden in diesem Vortrag präsentiert.
Julia Boensch-Bär und Therese Burmeister (DAI) – Das Projekt „Retrodigitalisierung“ des Deutschen Archäologischen Instituts
Das Deutsche Archäologische Institut (DAI) hat sich mit dem Beginn des umfangreichen Retrodigitalisierungsprojektes im Mai 2020 zum Ziel gesetzt, die eigens (mit-)herausgegebenen Publikationen digitalisieren zu lassen. Bei den ca. 3200 Publikationen handelt es sich sowohl um Monographien bzw. Publikationen aus monographischen Reihen als auch um Zeitschriften, die abteilungsübergreifend wichtige Beiträge zur archäologischen Forschung liefern und zukünftig über die DAI-interne digitale Plattform iDAI.publications den Wissenschaftler*innen aus aller Welt zur Verfügung gestellt werden sollen.
Das Projekt ist der Redaktion der DAI-Zentrale in Berlin zugeordnet. Die Bücher selbst werden in einem „Über-Kreuz-Verfahren“ den Berliner Bibliotheken der Zentrale, der Orient- und Eurasien-Abteilung des DAI entnommen, um so eventuelle Beeinträchtigungen der Bibliotheksnutzer*innen möglichst gering zu halten. Mit der Bearbeitung der Publikationen ist ein externer Dienstleister beauftragt worden, der ebenso für den sachgerechten Transport der Bücher wie deren Digitalisierung nach den gängigen DAI-Standards zuständig ist. Hierfür sind wesentliche vor- und nachbereitende Arbeitsschritte vonnöten. Nach der genauen Überprüfung der Digitalisate auf Qualität und Vollständigkeit unter Mithilfe von studentischen Hilfskräften werden diese aufbereitet, durch Metadaten ergänzt und – je nach Lizenzstatus – zur Einsicht auf iDAI.publications hochgeladen. Der Retrodigitalisierungsvorgang soll bis spätestens Mitte November 2021 weitestgehend abgeschlossen sein, das Projekt hingegen voraussichtlich in der ersten Jahreshälfte von 2022.
Die Bücher wurden und werden monatlich in insgesamt zwölf Tranchen à 250-300 Bücher zur Digitalisierung herausgegeben. Das Projekt wurde wiederum in zwei Phasen aufgeteilt: zunächst in das „Pilotprojekt“, das von Juli bis September 2020 durchgeführt worden ist, und in das anschließende „EU-Hauptprojekt“, das im Oktober desselben Jahres startete. Im Rahmen des Pilotprojektes wurde ein Anteil des zu digitalisierenden Gesamtbestandes digitalisiert (561 Bücher), um die vorab geplanten Arbeitsprozesse in der Praxis zu durchlaufen und eventuelle Probleme direkt beheben zu können. Auch wenn voraussichtlich alle Bücher in den nächsten Monaten vom Dienstleister digitalisiert worden sein werden, offenbarten sich bereits zu Beginn des Pilotprojektes diverse Schwierigkeiten und Hürden, die es zu überbrücken galt und darüber hinaus dazu führten, dass Workflows stetig angepasst werden mussten.
Der geplante Workshop der Staatbibliothek zu Berlin zum Thema Retrodigitalisierung bietet die Möglichkeit, die genannten Erfahrungswerte sowohl bei der Arbeit mit externen Partnern als auch bei der Sicherung der Qualitätsstandards zu teilen und sich darüber auszutauschen. Im Rahmen einer Präsentation zum Projekt „Retrodigitalisierung“ des DAI durch die Projektkoordinatorinnen Therese Burmeister und Julia Boensch-Bär würden diese Schwerpunkte sowie Fragen zu praxisnahen Organisationsvorgängen aufgegriffen und zur Debatte gestellt werden. Der wissenschaftliche Austausch über die Vor- und Nachteile von Digitalisierungsprozessen wird auch zukünftig von großer Bedeutung sein, da weiterhin wichtige Dokumente, Publikationen und Archivmaterialien in nahezu jedem Arbeitsbereich zum Zwecke der digitalen Archivierung und Bereitstellung digitalisiert werden.
Natalie Przeperski (IJB München), Sigrun Putjenter (SBB-PK Berlin), Edith Rimmert (UB Bielefeld), Matthias Kissler (UB Braunschweig) – Colibri – die Kombination aller wesentlicher Varianten des Digitalisierungsworkflows in einem Projekt von vier Partnerbibliotheken
Ob In-House-Digitalisierung oder Zusammenarbeit mit einem Dienstleister (bei drei verschiedenen Standorten der Bibliotheken), die Nutzung von Kitodo oder Goobi (intranda), Strukturdatenerfassung allein auf der Basis der bereitgestellten Images oder mittels Autopsie am parallel vorliegenden analogen Werk – sämtliche Varianten kommen innerhalb des von der DFG geförderten Projekts Colibri vor.
Zum 1. Juni 2021 haben die antragstellenden Bibliotheken – Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz, Universitätsbibliothek Braunschweig und Universitätsbibliothek Bielefeld – zusammen mit der Internationalen Jugendbibliothek (IJB) in München als assoziierter Partnerin mit der Digitalisierung und Veröffentlichung von insgesamt 15.000 historischen Kinder- und Jugendbüchern aus dem Publikationszeitraum 1801 bis 1914 begonnen. Während in der Staatsbibliothek sämtliche Arbeitsschritte innerhalb des Hauses erledigt werden, ist für das Zusammenspiel der drei anderen Partner ein stark ausdifferenzierter Workflow vonnöten. Welche Probleme bei dieser Art der Zusammenarbeit zu bewältigen sind und ob die beteiligten Bibliotheken aufgrund ihrer bisherigen Erfahrungen eine der beiden Varianten klar favorisieren würden, das soll im Rahmen unseres Vortrags dargestellt werden.
Vortragsfolien Przeperski, Putjenter, Rimmert, Kissler – Das Projekt Colibri (Abstract)
Stefan Hauff-Hartig (Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestags) – Retrodigitalisierungsprojekt im Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestages: Die Gesetzesdokumentation
Zur Dokumentation der Entstehungsgeschichte von Bundesgesetzen stellt das Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestages alle relevanten Materialien, die im Rahmen der Gesetzgebung anfallen, seit dem Beginn der ersten Wahlperiode im Jahre 1949 zusammen. Neben den zugehörigen öffentlich zugänglichen Dokumenten des Deutschen Bundestages und des Bundesrates wie Drucksachen und Plenarprotokollen sowie den entsprechenden Seiten aus dem Bundesgesetzblatt werden auch nicht öffentlich zugängliche Dokumente wie Ausschussprotokolle, Stellungnahmen von Sachverständigen und Verbänden oder Schreiben von Ministerien sowie Eingaben gesammelt, erfasst und erschlossen. Hinzu kommen weitere Unterlagen wie Gerichtsurteile, EU-Dokumente usw. Diese Gesetzesdokumentationen werden in Papierform erstellt und umfassen je nach Dokumentenumfang ein oder mehrere Buchbände.
Die Schriftstücke innerhalb der Dokumentation eines Einzelgesetzes werden inhaltlich durch Verweisungen und Anmerkungen erschlossen, so dass eine umfassende Darstellung des Gesetzgebungsverlaufs entsteht.
Da vor allem ältere Bestände teilweise einen kritischen Erhaltungszustand aufweisen und die Dokumentationen sowohl für die parlamentarische Arbeit als auch für die zeitgeschichtliche Forschung einen hohen Stellenwert haben, werden die Gesetzesmaterialien der 1. bis 16. Wahlperiode durch eine Dienstleisterin -die Bundesdruckerei mit ihrer Tochterfirma iNCO- digitalisiert. Es handelt sich dabei um knapp 12.000 Einzelbände mit ungefähr 5 Millionen Seiten, die einen Zeitraum von 1949 bis 2009 abdecken.
Davon ist bis zum jetzigen Zeitpunkt etwa die Hälfte des Volumens gescannt, OCR-erfasst und als Präsentationsform aufbereitet. Aus diesem Anlass wird im Rahmen des Workshops ein konkreter Einblick in die physische und inhaltliche Materialvielfalt wie z.B. ein- und mehrspaltige Drucke, handgeschriebene Briefe, Maschinenschrift mit handschriftlichen Anmerkungen, vorhandene Mehrsprachigkeit und unterschiedliche Papierformate gegeben. Angesprochen werden darüber hinaus die Prozesse von Projektvorbereitung, Auftragsvergabe und -durchführung, die Bewältigung von Problemen auf Grund der Heterogenität des Materials wie auch die Formen der Qualitätssicherung beim Dienstleistungsunternehmen und im Parlamentsarchiv und allgemein der Informationsaustausch mit der Auftragnehmerin. Schließlich werden Ergebnisse in Form der generierten Output-Formate einzelner Gesetzesdokumentationen präsentiert.
Vortragsfolien: Hauff-Hartig – Retrodigitalisierungsprojekt im Parlamentsarchiv
Stefanie Pöschl und Anke Spille (Digitales Deutsches Frauenarchiv) – Qualität ? Wofür ? : Das Digitale Deutsche Frauenarchiv berichtet aus seiner fast 6-jährigen Erfahrung mit Retrodigitalisierung
Qualität vs. Aufwand vs. Kosten, „selber machen“ vs. eingekaufte Dienstleistung , Ablage, Langzeitarchivierung, Nutzung und Präsentation im Internet?. Inwiefern können Standards und standardisierte Verfahren aus großen Einrichtungen durch kleinere Gedächtnisinstitutionen übernommen werden oder braucht es Speziallösungen? Wie kann auch mit wenig Mitteln, in Abwägung zwischen Nutzen und Aufwand ein möglichst hohes Maß an Qualität bei der Erfassung und Digitalisierung sichergestellt werden?
Das ist nur ein Teil der Fragen, die im Digitalen Deutschen Frauenarchiv zusammen mit und für mehr als 30 feministische Kultureinrichtungen behandelt wurden und immer noch werden. In diesem Vortrag sollen Wege und Ziele, Hindernisse und Erfahrungen aus der Arbeit der letzten Jahre im Digitalen Deutschen Frauenarchiv dargestellt werden.
Yvonne Pritzkoleit (GStA, Leiterin der Sicherungsverfilmung); Silke Jagodzinski (GStA, Leiterin Referat Digitale Dienste und IT) – Ist gut auch gut genug? Qualitätssicherung in der Digitalisierung
Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz digitalisiert seit etwa zehn Jahren das hauseigene Archivgut für interne Zwecke und im Auftrag für Benutzer:innen.
Neben drei unterschiedlichen Scannergeräten sind im GStA PK Digitalkameras und, in geringem Umfang, Mikrofilmscanner im Einsatz. Daneben wird geeignetes Archivgut im Rahmen von Projekten durch externe Dienstleistungsunternehmen außerhalb des Hauses digitalisiert. Um eine gleichbleibende Qualität der Masterdigitalisate und der Digitalisate im Angebot für die Benutzer:innen sicherzustellen, wurde 2021 ein Konzept für die Qualitätssicherung der Digitalisierung entwickelt. Das Qualitätssicherungskonzept legt die Norm ISO/TS 19264-4:2017 für die Bildqualität zugrunde. Neben einer Erläuterung des Qualitätsstandards zur Beurteilung der Bildqualität werden auch die Pflege der Geräte und die Sicherung des Workflows, inkl. Dokumentation beschrieben.
Der Vortrag im 4. Workshop Retrodigitalisierung soll das Konzept für die Qualitätssicherung aus praktischer Sicht erläutern. So wird dargestellt, warum für die Bildqualität Toleranzabweichungen definiert werden, welche qualitätssichernden Maßnahmen nicht für alle Geräte anwendbar ist und wie mit unterschiedlichen Geräten und vor allem mit Auffälligkeiten bei der Qualitätssicherung umgegangen wird. Genutzte Werkzeuge und Workflows werden hierbei benannt.
Andreas Romeyke (SLUB) – Weniger ist mehr — das Missverständnis Auflösung
In der Diskussion mit Fachkollegen ist immer wieder zu beobachten, dass in der Digitalisierung von Tonträgern, Monographien und Filmen das Thema „richtige Auflösung“ zu Kontroversen führt.
Diese Kontroversen sind in aller Regel auf fehlendes Verständnis der Signal- und Kodierungstheorie zurückzuführen. Im Vortrag soll beleuchtet werden
* was unter „Auflösung“ verstanden wird
* wie man eine geeignete Auflösung wählen sollte
* welche Bedenken von Kollegen berechtigt sind,
* welche Auswirkungen falsch gewählte Auflösungen haben können
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