VuFind® Berlin 2025: What’s in it for us?

VuFind® Global Summit & German VuFind®-Anwendertreffen
Berlin State Library (and online)
Theme: What’s in it for us?
September 29 – 30, 2025
Registration open
Please for questions.

The Berlin State Library is happy to invite you to the VuFind® Berlin 2025 Conference on September 29. and 30. The event combines the VuFind® Global Summit and the German VuFind®-Anwendertreffen, virtual participation is also possible. For two days, we bring together VuFind® users and contributors to share knowledge, address challenges, and shape the future of the system. Whether you’re new to VuFind® or a seasoned expert: we invite you to join us on-site here in Berlin or online to reflect on how discovery systems and especially VuFind® serve the evolving needs of institutions, professionals, and users.

Die Staatsbibliothek zu Berlin lädt Sie am 29. und 30. September herzlich zur Konferenz VuFind® Berlin 2025 ein. Das Treffen kombiniert den VuFind® Global Summit und das deutschsprachige VuFind®-Anwendertreffen, eine virtuelle Teilnahme ist ebenfalls möglich. An zwei Tagen bringen wir VuFind®-Nutzende zusammen, um Wissen auszutauschen, Herausforderungen zu diskutieren und die Zukunft gemeinsam zu gestalten. Ob Sie neu in der VuFind®-Welt sind oder schon lange zur Community gehören: wir laden Sie herzlich ein, gemeinsam zu reflektieren, wie Discovery-Systeme und insbesondere VuFind® den sich wandelnden Anforderungen von Einrichtungen, Fachleuten und Nutzenden gerecht werden.

Conference Programme (all times are CEST / UTC+02:00)

Day 1 | Monday, September 29

• 13:00 – 14:00
  • Registration
• 14:00 – 15:30 VuFind® Global Summit
  • Welcome (Prof. Dr. Achim Bonte | Berlin State Library)
  • Keynote: What’s in it for a public library? (Ralf Stockmann | Zentral- und Landesbibliothek Berlin)

    Public libraries are not typically associated with software development, especially not with the creation and maintenance of complex systems such as catalogues. In most cases, IT expertise within these institutions is limited, resources are stretched thin, and the demands of daily operations take precedence over long-term technical innovation. As a result, the development of sophisticated digital solutions is rarely seen as a core competency of public libraries, and is left to external providers.

    At the same time, we are increasingly finding that the standard commercial discovery solutions tend to be restrictive in their functionality. They impose limitations that slow down our workflows and hinder our ability to respond quickly to new requirements. Most importantly, these systems frequently lack the flexibility and openness needed to experiment with creative new approaches or to tailor the user experience to the unique needs of our local communities.

    The Berlin Public Library Network (VÖBB), however, is in a rather privileged position. Thanks to the establishment of its dedicated ‘VÖBB Service Center (VSZ)’, we have access to a level of technical expertise and organizational support that is not always available elsewhere. This unique advantage now enables us to explore new directions and to take a more active role in shaping our digital infrastructure. In this presentation, we will outline the framework conditions, challenges, and opportunities that an open source discovery system like ViFind can offer to public libraries, and discuss how such a solution can empower us to better serve our patrons and foster innovation within our institutions.

    Ralf Stockmann is a leading expert in digital library innovation. He directed the Göttingen Digitization Center and later served as Deputy Head of Research & Development at Göttingen State and University Library. Since 2013, he has led Innovation Management and Online Services at the Berlin State Library, and from 2024, he serves as Director for Digital Development and Network Affairs at ZLB. He initiated key open source projects for libraries, including Kitodo (a digitization suite) and Stud.IP (an e-learning platform).

  • State of the Project (Demian Katz | VuFind®)

    This talk will discuss developments within the project (both technical and organizational) over the year since the previous VuFind® Summit while also highlighting some possible future developments for the next major release. Time will be included for general Q&A about the project and its future plans.

    Demian Katz is the Director of Library Technology at Villanova University and is the Community Manager on the VuFind® Project Management Committee. He has been a very active member of the VuFind® community since 2009 and also participates in several other open source projects, including Universal Viewer, Fedora Commons, Geeby-Deeby and VuDL. When not working with code, he devotes his time to digitizing and preserving public domain content (particularly dime novels and story papers) and managing the online bibliographies at dimenovels.org and gamebooks.org.

• 15:30 – 16:00
  • Coffee Break
• 16:00 – 17:30 VuFind® Global Summit
  • Introducing VuFind’s Built-in Rate Limiter (Ere Maijala | National Library of Finland, Maccabee Levine | Lehigh University)

    A built-in rate limiter, motivated by the significant increase in bot activity and malicious use, was introduced with VuFind 10.0. It will receive additional functionality in VuFind 11.0. In this presentation we will provide an introduction to the available functionality and potential use-cases as well as the upcoming functionality and its benefits. We will also discuss different strategies for rate limiting and „fair use“, and compare this with other solutions.

    Ere Maijala is lead developer of Finna, a VuFind-based discovery interface for Finnish archives, libraries and museums, at the National Library of Finland. He has been a VuFind developer since 2012, and has been involved in library technology for over 30 years. He is also a member of VuFind’s Project Management Committee.

    Maccabee Levine is a senior library application developer at Lehigh University in the United States. He has been a VuFind developer since 2022, focusing on combined search mode, accessibility, and new backend integrations. Maccabee also participates in governance on the open source FOLIO and ReShare projects.

  • Natural language search in the StabiKat catalogue (Dorian Grosch | Berlin State Library)

    Due to the influence of large language models (LLMs) like ChatGPT, users increasingly expect natural language search interfaces that enable barrier-free literature searches and exploratory queries – especially for user groups with less research experience. In the experimental project „Natural Language Search in the Stabikat catalogue“ a natural language search functionality is being implemented for the Discovery catalogue of the Staatsbibliothek zu Berlin.

    The project aims to realize this functionality using machine learning methods (word embeddings, semantic proximity) and pre-trained language models (LLMs). Through a so-called query translation – essentially an automatic research consultation – natural language user queries are to be mapped onto VuFind search facets (media type, media language, authors, publication period) as well as content-related search modalities (BK classes, GND keywords, etc.). The goal is to develop an innovative search modality without ML training steps (but by using pre-trained models) with comparatively low operating costs.

    The talk explores the technical architecture, components and functionality of the system, shows the data preparation steps needed for the system to work and provides an outlook for the next steps to be taken. Additionally, the system’s functionality will be shown in a live demo.

    Dorian Grosch is a computer scientist and research librarian. From 2023 to 2025, he completed the library traineeship at the Berlin State Library. He wrote his final thesis on ‚Natural Language Search in Library Catalogues‘. Starting in October 2025, he will be working in the research services department at the Berlin State Library.

  • What’s in it for a vendor? (Claus Wolf | EBSCO Information Services GmbH)

    Open source initiatives in libraries are about more than just cost savings – they embody the values of community empowerment and collaborative innovation. VuFind is a shining example of this ethos, providing libraries with a customizable, community-driven discovery layer. EBSCO has been a longstanding supporter of VuFind’s developments. In this session, we share recent contributions that reflect EBSCO’s commitment to transparency, collaboration, and sustainability.

    We will explore the introduction of API Keys – a pivotal enhancement designed to help libraries maintain optimal service levels for both external and internal users. Additionally, we will outline our collaborative approach on bot detection and blocking mechanisms, which not only safeguard the EDS API infrastructure but also ensure the integrity of usage data that libraries rely on.

    Finally, we will showcase an innovative use case involving the integration of custom catalog databases into EDS API results, with VuFind’s ILS drivers enabling rich patron services. This scenario illustrates how open source and commercial systems can interoperate to deliver uniquely tailored and user-centric discovery experiences.

    Join us for this session and explore how these developments support the VuFind community and how libraries can actively shape the future of open discovery.

    Claus Wolf is Director of Library Service Engineering at EBSCO Information Services supporting libraries across parts of Europe, the Middle East, and Africa in making the most of their discovery and library service platforms. With a background in consulting and hands-on system support, he enjoys helping institutions find practical solutions that improve access to information. Claus also contributes to VuFind by supporting installations and occasional creates pull requests related to EBSCO Discovery Service (EDS). Passionate about open source and open access, he values collaboration and community-driven progress.

• 19:00
  • Conference Dinner (DaVinci ristorante, Georgenstraße / S-Bahnbogen 192, self-pay)

Day 2 | Tuesday, September 30

• 09:00 – 10:30 German VuFind®-Anwendertreffen
  • IT takes a Village: Produkt- und Softwareentwicklung im Bereich Discovery an der SUB Hamburg (David Maus | State and University Library Hamburg)

    An der SUB Hamburg betreiben und entwickeln wir seit mehr als 10 Jahren Discovery-Systeme auf der Basis von VuFind. Unser Verständnis von Discovery-Systemen hat sich im Laufe dieser Jahre von einem Instrument der Informationsrecherche hin zu einem breiteren Verständnis als Serviceplattform unserer digitalen Angebote entwickelt. Im Einklang mit dieser Profilschärfung und geänderten organisatorisch-technologischen Rahmenbedingungen – von Barrierefreiheit über Datenschutz bis Informationssicherheit – hat sich auch unser Tagesgeschäft professionalisiert.

    In unserem Vortag wollen wir beschreiben, wie die Produkt- und Softwareentwicklung im Bereich der Discovery-Systeme organisiert ist. Wir möchten dabei sowohl auf die Besonderheiten, die sich aus unserer Rolle im Bibliothekssystem Hamburg ergeben, als auch auf die Kooperationsbeziehungen im Rahmen des QCovery-Verbundes und der internationalen VuFind-Community eingehen.

    David Maus ist Leiter der Abteilung Discovery-System und BMS-Entwicklung an der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg „Carl von Ossietzky“. Er beteiligt sich seit 2012 aktiv an der Entwicklung von VuFind.

  • MPG.Discovery: Ein neues VuFind in der deutschen Forschungslandschaft (Alexander Krug | Max-Planck-Gesellschaft)

    Die Bibliotheken von zwölf Max-Planck-Institute haben sich in MPG-typischer Graswurzelmanier zu einer VuFind-Anwender:innengemeinschaft zusammengetan, um ein gemeinsames RDS inklusive SOLR-Datenhaltung aufzubauen. Mittelfristig werden weitere MPIs der Gemeinschaft beitreten.

    Der Vortrag soll das Projekt, seine Genese und die beteiligten Partner der deutschen VuFind-Community vorstellen, sowie Zeitpläne und Kontaktpunkte benennen.

    Unser Betriebskonzept sieht ein jährliches Entwicklungsbudget vor, und auch wenn das primär zur Umsetzung von Bedürfnissen aus der Anwender:innengemeinschaft dient, wollen wir aktive Mitglieder der deutschen VuFind-Community sein/werden und, wo möglich, Synergien anbieten und nutzen.

  • Sesam2050: Von Citavi zu VuFind: Eine Fachbibliografie wird öffentlich zugänglich (Claus Wolf | n/a)

    Die Literaturdatenbank Sesam2050 umfasst über 24.450 qualitätsgesicherte Datensätze zur Fachliteratur über Kinder- und Jugendliteratur aus den Jahren 1945 bis 2025. Sie basiert auf der jahrzehntelangen Forschungsarbeit von Prof. Birgit Dankert, die die Daten in der Windows-basierten Literaturverwaltungssoftware Citavi pflegt. Um diese wertvolle Sammlung einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen, wurde ein weitgehend automatisierter Workflow entwickelt, der die Citavi-Datenbank (eine SQLite-Datei) mittels eines Python-Skripts in VuFind-kompatible XML-Dateien überführt. Die Daten werden regelmäßig aktualisiert und sowohl in einer Zotero-Gruppe als auch in einer VuFind-basierten Suchumgebung bereitgestellt. Der Vortrag zeigt:

    • wie die Datenextraktion aus Citavi technisch umgesetzt wurde,
    • welche Anpassungen an VuFind vorgenommen wurden (z.B. erweiterte Book-Cover-Funktion mit Fallback-Icons),
    • wie Metadaten, Buchabschnitte und Hierarchien im VuFind-Schema abgebildet werden,
    • und wie SEO-Funktionen wie ein Sitemap-Generator zur internationalen Sichtbarkeit beitragen.

    Ziel ist es, andere Projekte mit ähnlichen Anforderungen zu ermutigen, eigene Fachbibliografien mit VuFind zu veröffentlichen. Denn: VuFind ist leistungsfähig, flexibel und genügsam – und der Weg von der Datenübernahme bis zur aktualisierten Suchumgebung kann durchaus in weniger als 30 Minuten geleistet sein.

    Claus Wolf arbeitet seit über 25 Jahren mit Bibliotheken weltweit. Neben seiner beruflichen Tätigkeit interessiert er sich für Open Source und Open Access. Er entwickelt die Browsererweiterung Open Access Helper und betreut das Projekt Sesam2050, das auf VuFind basiert.

• 10:30 – 11:00
  • Coffee Break
• 11:00 – 12:30 German VuFind®-Anwendertreffen Breakout-Sessions (on-site only)
  • Breakout-Session 1: User Experience mit VuFind – Erkenntnisse und Austausch

    User Experience (UX) gewinnt auch im Bibliotheksbereich zunehmend an Bedeutung, schließlich entscheidet die Nutzungsfreundlichkeit digitaler Angebote maßgeblich über deren Akzeptanz. Während im VuFind-Umfeld bisher wenig systematische UX-Arbeit sichtbar ist, gibt es in einzelnen Bibliotheken bereits spannende Ansätze: erste Nutzungsstudien und konkrete Design-Iterationen, um den Katalog konsequenter an den Bedürfnissen der Nutzer*innen auszurichten.

    In dieser Session stellen zwei Bibliotheken ihre bisherigen UX-Maßnahmen vor und geben Einblicke in Methoden, Ergebnisse und konkrete Verbesserungen, die daraus entstanden sind. Im Mittelpunkt steht aber nicht nur der Input, sondern vor allem der Austausch: Welche Erfahrungen gibt es in anderen Einrichtungen? Wo liegen gemeinsame Herausforderungen und was können wir wie voneinander lernen?

    Wir freuen uns darauf, interessierte Kolleg*innen miteinander ins Gespräch zu bringen und damit die Basis für eine kleine UX-Community im VuFind-Umfeld zu schaffen. Willkommen sind alle, die bereits praktische Erfahrungen mit UX gesammelt haben, aber auch Neugierige, die erste Schritte gehen wollen.

    Thomas Reimer ist UX-Designer mit einer Leidenschaft für nutzerzentriertes Design in Bibliotheken. Seit seiner ersten Anstellung an einer wissenschaftlichen Bibliothek arbeitet er daran, Services für die Menschen zu verbessern, die sie nutzen. Seit 2022 ist er an der Staatsbibliothek zu Berlin tätig und konzentriert sich darauf, die Nutzererfahrung beim Navigieren durch ihre umfangreichen Bestände zu verbessern.

    Clemens Kynast ist Diplom-Informatiker und seit 2009 an der ThULB Jena in der Abteilung Informationsmanagement & -systeme tätig. Seine Schwerpunkte sind Katalog und Discoveryanwendungen sowie Projektmanagement & -koordinierung. Er ist Mitglied der FAG Discovery der VZG und des Bibliotheksservicecenters Thüringen sowie Mitautor und Lektor des „Handbuchs IT in Biblitoheken“.

  • Breakout-Session 2: Automatische Rechercheberatung für VuFind – Technischer Deep Dive, Diskussion & Ausblick

    Diese Breakout-Session schließt an den Vortrag „Natural language search in the StabiKat catalogue“ an und bietet eine praktische Erkundung der Implementierung natürlichsprachlicher Suche im VuFind-System der Staatsbibliothek zu Berlin. Den Teilnehmenden werden in einem praxisorientierten Deep Dive der Query-Translation-Mechanismus, die Datenaufbereitungs-Workflows und die technische Implementierungsstrategie vermittelt. Weiterhin wird über verschiedene Varianten zum UX-Design einer solchen Rechercheberatung diskutiert und auf strategischer Ebene über mögliche Weiterentwicklungsszenarien beraten, auch im Hinblick auf eine mögliche Integration in VuFind. Durch technische Demonstrationen, Roundtable-Diskussionen und kollaboratives Brainstorming verbinden die Teilnehmenden theoretische Konzepte mit praktischer / technischer Umsetzung und erkunden Anpassungsstrategien für ihre eigenen institutionellen Kontexte.

    Dorian Grosch ist Informatiker und wissenschaftlicher Bibliothekar. Er absolvierte 2023 – 2025 das Bibliotheksreferendariat an der Staatsbibliothek zu Berlin und verfasste seine Abschlussarbeit zum Thema „Natürlichsprachige Suche in Bibliothekskatalogen“. Ab Oktober 2025 arbeitet er in den Forschungsdiensten der Staatsbibliothek zu Berlin.

  • Breakout-Session 3: Management and mitigation of aggressive bot/crawlers for VuFind catalogues

    We like our VuFind library catalogues to be indexed and findable by web search engines and therefore welcome bots explicitely by carefully designing the robots.txt. This approach went well for the past decade but recently robots.txt-ignorant bots/crawlers are flooding web resources with requests, harvesting their data without limits causing bad user experience due to overloaded infrastructure and even downtimes.[1] Besides slow or unresponsive services the most concerning effect is more administrative workload to manage the increasing bot activity. We want to address this menace by discussing best practises and ideas for code contribution.

    This workshop will provide the opportunity to gather experiences and insights regarding this topic in the VuFind community. The workshop will be a collaboration by UB Leipzig and SUB Hamburg, opening with a brief input by the institution sharing experiences, measures and advices on how to deal with massiv bots/crawler traffic in productive environment in order to get into a discussion how other institutions are managing bot generated traffic, how they are evaluating web analytics when bots are spamming the statistics and which strategies could be best practices for VuFind catalogues. Optimal outcome would be best practises documented in VuFind.org’s wiki and a first draft for a pull request if changes in VuFind’s code are advised.

    André Lahmann is a research librarian and project manager at Leipzig University Library where he manages the development and maintenance of the VuFind-based catalogues of the finc (https://finc.info) community. He has been involved with the VuFind community since 2014. His general focus is on digital services for the research community especially in the area of information retrieval and web applications promoting the ideas of open knowledge, open data and open software.

    David Maus is head of the Discovery System and LMS Development department at the The Carl von Ossietzky State and University Library Hamburg. He has been actively involved in the development of VuFind since 2012.

  • Breakout-Session 4: FID VuFind®-Netzwerk

    In dieser Session wird die förderstrategische und organisatorische Verortung des Aufbaus und der Weiterentwicklung von VuFind-Anwendungen bei den Fachinformationsdiensten für die Wissenschaft (FID) behandelt. FID sind eine von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderte Infrastruktur mit dem Auftrag der Informationsversorgung einzelner Wissenschaftsgebiete. Zur Erfüllung ihres Auftrags bauen die FID u.a. Discovery-Systeme auf VuFind-Basis auf und entwickeln diese weiter.

    Mit Blick darauf haben sich die FID, die eine eigene VuFind-Instanz betreiben, zum FID-VuFind-Netzwerk zusammengeschlossen, um technische Lösungen und Neuentwicklungen aus dem VuFind-Kosmos zu teilen bzw. um gemeinsam an Anpassungen für die FID-Umgebungen zu arbeiten. Wie sich das Netzwerk im Gesamtnetzwerk der FID organisiert und welche Ziele es verfolgt, wird Patricia Blume in einem ersten Impuls darstellen.

    Das DFG-Förderprogramm ermöglicht den FID die Beantragung von Personal- und Sachmitteln für den Aufbau von Nachweis- und Suchsystemen. Dies gilt auch für VuFind-basierte Discoverysysteme. Eine solche Förderung wird Ivo Vogel anhand der Discovery-Suche des FID intRecht veranschaulichen und darauf blicken, welche Herausforderungen sich nach dem Auslaufen einer entsprechenden Förderung für einen FID ergeben könnten.

    Schließlich sind VuFind-Systeme im FID-Kontext unter starker Beteiligung der Institution und Community auf- und ausgebaut worden. Wie das mit innovativen Lösungen und Ergebnissen möglich ist, wird Jannis Ohms für das Portal des FID Pharmazie vorstellen, für das es besondere fachspezifische Anforderungen an die Präsentation von Fachinformationen gibt.

    Dr. Patricia Blume koordiniert den FID Media für die Kommunikations- und Medienwissenschaft und das Portal Rundfunksuche rufus an der Universitätsbibliothek Leipzig. Sie ist Buch- und Medienwissenschaftlerin und engagiert sich für passfähige Informationsinfrastrukturen für die Wissenschaft und die Digitalisierung der Humanities.

    Ivo Vogel ist Volljurist sowie wissenschaftlicher Bibliothekar und leitet den Fachinformationsdienst für internationale und interdisziplinäre Rechtsforschung an der Staatsbibliothek zu Berlin. Er ist wesentlich am Aufbau des Portals intRecht beteiligt, das seit 2022 eine Discovery-Suche auf der Basis von VuFind betreibt.

    Jannis Ohms ist studierter Informatiker (M.Sc.). Er arbeitet als Software-Entwickler im Bereich Discoverysysteme an der Universitätsbibliothek Braunschweig. Sein Fokus liegt auf dem Betrieb des Bibliothekskatalogs sowie der Entwicklung neuer Dienste für das Portal des FID Pharmazie.

  • Breakout-Session 5: IIIF & Digital Collections

    The International Image Interoperability Framework (IIIF) is a set of open standards for delivering high-quality, attributed digital objects, such as images and videos, online at scale. IIIF makes sharing, using, researching, learning and playing with digital collections easier and more powerful. In addition, IIIF is a global and active community collaborating to implement and develop the IIIF APIs.

    This session is all about networking with colleagues implementing (or planning to implement) IIIF with VuFind. The NLF will present the current state and future plans of the implementation project, Images in Dialogue, and facilitate a discussion around how IIIF has already been implemented with VuFind and what future developments and plans participants have. We would love to hear from both experienced IIIF-with-VuFind -implementers and newcomers. What are the main challenges you are facing or have faced, what are your future plans and needs for collaboration with other VuFind users?

    The National Library of Finland (NLF), is an experienced and active member of the VuFind community with its Finna.fi service, launched in 2014, being a central national digital infrastructure for Finnish libraries, archives and museums. Now, the NLF is taking its first steps in implementing IIIF in Finna and its other digital systems.

• 12:30 – 14:00
  • Lunch (Stabi Kantine, self-pay)
• 14:00 – 15:30 VuFind® Global Summit
  • Synthesis of the Breakout-Sessions
  • Online Payment in VuFind (Ere Maijala | National Library of Finland)

    Support for paying of fines and other fees will be introduced in VuFind version 11. In this presentation I will showcase the features and discuss design choices and the workflow. I will also describe some of the complications of being an intermediator between the ILS and a payment gateway.

    Ere Maijala is lead developer of Finna, a VuFind-based discovery interface for Finnish archives, libraries and museums, at the National Library of Finland. He has been a VuFind developer since 2012, and has been involved in library technology for over 30 years. He is also a member of VuFind’s Project Management Committee.

  • Catalogs Are Like Onions: UX Modifications in the Bavarian “Layered” Model (Laura Schlett | University of Bamberg)

    VuFind is being introduced as the new library catalog (OPAC) in the Bavarian Library Network (Bibliotheksverbund Bayern, BVB), replacing TouchPoint, as part of our transition from the legacy SISIS system to FOLIO. For VuFind development, we adopt a „layered“ Onion approach that separates local modifications from those applicable across the BVB and the base system.

    Each library can customize its local layer to integrate its Corporate Design and make other necessary changes, but leaves the bulk of the code untouched, allowing for network-wide updates. Themes and configurations are customizable by overriding a shared base, but module code is uniform; some optional features can be activated through configuration. Smaller libraries may delegate development to the BVB head office, which will provide basic customization. Larger libraries, like those at TU Munich (TUM) and the University of Bamberg, can perform more complex customizations or contribute to BVB code development.

    Bamberg University Library will complete its switch from TouchPoint to VuFind in August 2025, ahead of SISIS’s replacement by FOLIO in January 2026, while the TU Munich introduced both VuFind and FOLIO in January 2025. Our layered approach aims to balance flexibility for individual libraries with uniform development, deployment, and upgrades. Let’s have a closer look at the mobile design at the University of Bamberg and at the TUM, to see how that works out in practice!

• 15:30 – 16:00
  • Coffee Break
• 16:00 – 17:30 VuFind® Global Summit
  • Lessons learned from customizing and maintaining VuFind® (Thomas Wagener | hebis)

    At hebis, one of the six German library networks, we started with our first VuFind® (V1.3) installations in 2013 and are currently at 16 instances. After switching to FOLIO, we will have over 20 more. With a lot of customization and new features we could satisfy the demands of our clients. However, that has the downside of difficult maintainability and upgrading to newer versions became a challenge.

    In this talk we want to share our experience and advice with anyone who wants to customize their VuFind® installations. There are pitfalls you should avoid and guidelines could help you to keep your systems maintainable.

    Thomas Wagener is a software engineer working at Hebis, one of the six German library networks. He started working there in 2022 after graduating with a degree in computer science. His main task is developing and maintaining HDS, a VuFind®-based discovery service for the member libraries of Hebis. After his first PRs in 2023 he became a committer of the VuFind® project and has provided over 100 contributions.

  • ALBERT’s Travel Diary: The VuFind® Adventure Continues – Scaling and Shaping Discovery (Ying Wang, Martin Weigelt | Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin Brandenburg)

    This presentation provides an overview of the past year’s developments in ALBERT, a discovery system based on VuFind® of the cooperative library network Berlin-Brandenburg (KOBV). ALBERT runs as a multi-instance platform with a centralized Solr index for several member libraries and research institutions. We recently completed the migration of the majority of our instances to VuFind® as well as the migration from version 7.1 to 10.1. As part of our effort to adopt more standard VuFind® components, we present a prototype of a default VuFind® instance running in Kubernetes. Separately, we are evaluating RecordManager for potential use in backend metadata processing. Finally, we introduce SolrProxy, a gatekeeper middleware developed at KOBV that bridges between ALBERT and the Solr index. It enables flexible parameterization of fine-grained mapping, boosting, and filtering to serve diverse user groups more effectively. Deploying SolrProxy in Kubernetes improves scalability and automatic workload balancing across multiple VuFind® instances.

    Ying Wang studied Mathematics at TU Berlin and has worked for several years in software development for research projects. Since 2022, she has been working at KOBV on the Albert project.

    Martin Weigelt studied Computer Science and has been working for the project Albert at KOBV since 2015.

  • Closing
• 18:00 – 19:00 Roadmapping VuFind® 2026 (online only)

Call for Papers (de)

Englisch version below

Discovery-Systeme im Allgemeinen und speziell VuFind® spielen eine zentrale Rolle in den digitalen Strategien von Bibliotheken. Sie helfen uns, unsere Sammlungen zu präsentieren, den Zugang zu Ressourcen zu ermöglichen und letztlich sowohl für unsere Einrichtungen als auch für unsere Nutzenden einen Mehrwert zu schaffen. Doch aufgrund zunehmender digitaler Komplexität und wachsender Erwartungen müssen Bibliotheken und andere Gedächtnisinstitutionen den Wert ihrer Discovery-Dienste kontinuierlich hinterfragen – technisch, strategisch und gesellschaftlich.

Unter dem diesjährigen Motto What’s in it for us? laden wir die Community dazu ein, zu erkunden, wie VuFind® und verwandte Technologien unsere Ziele und Prozesse unterstützen und wo noch ungenutztes Potenzial liegt. Was ermöglichen unsere Discovery-Systeme im Hinblick auf Sichtbarkeit, Zugänglichkeit und Wirkung? Welche Inhalte finden unsere Nutzenden am Ende wirklich, und was können sie damit sinnvoll tun?

Die Staatsbibliothek zu Berlin lädt Sie am 29. und 30. September herzlich zur Konferenz VuFind® Berlin 2025 ein. Das Treffen kombiniert den VuFind® Global Summit und das deutschsprachige VuFind®-Anwendertreffen, eine virtuelle Teilnahme wird ebenfalls möglich sein. An zwei Tagen bringen wir VuFind®-Nutzende zusammen, um Wissen auszutauschen, Herausforderungen zu diskutieren und die Zukunft gemeinsam zu gestalten. Ob Sie neu in der VuFind®-Welt sind oder schon lange zur Community gehören: wir laden Sie herzlich ein, gemeinsam zu reflektieren, wie Discovery-Systeme und insbesondere VuFind® den sich wandelnden Anforderungen von Einrichtungen, Fachleuten und Nutzenden gerecht werden.

Wir freuen uns über Vorschläge zu diesen und anderen Themen:

• Kuratierte Zusammenstellungen und Sammlungshighlights
• UX-Forschung und Gestaltung von Benutzeroberflächen
• Integration von Linked Data, Normdaten und kontextuellen Metadaten
• Ranking und Boosting
• Auffindbarkeit digitalisierter Sammlungen und elektronischer Ressourcen
• Arbeiten mit IIIF, OCR, Volltextindizierung und Annotation
• Rechte, Lizenzen und der Umgang mit sensiblen Inhalten
• Discovery-Systeme jenseits der klassischen Suche
• VuFind® als Daten- und Serviceplattform (APIs, Exporte, Anreicherung)

Ihre Beiträge, insbesondere zu praxisnahen Umsetzungen, institutionellen Strategien und innovativen Nutzungsszenarien, sind in verschiedenen Formaten willkommen. Bitte reichen Sie Ihren Vorschlag bis zum 01. Juli 2025 hier ein.

Wir freuen uns auf Ihre Beiträge und informieren Sie bis Anfang August über die Annahme und sobald die Registrierung möglich ist!

Call for Papers (en)

Discovery systems in general and VuFind® in particular have become essential infrastructure in the digital strategies of libraries. They help us present our collections, enable resource access and use, and ultimately create value both for our institutions and for our users. But in times of increasing digital complexity and growing user expectations, libraries and other cultural heritage institutions must constantly evaluate the value of their discovery services – technically, strategically, and socially.

With this year’s theme What’s in it for us? we invite the community to explore how VuFind® and related technologies contribute to our missions and workflows, and where new potentials can be unlocked. What do discovery systems help us achieve in terms of visibility, access, and impact? Which content do our users actually find and what can they meaningfully do with it?

The Berlin State Library is proud to host the VuFind® Berlin 2025 Conference on September 29. and 30. The event combines the VuFind® Global Summit and the German VuFind®-Anwendertreffen, virtual participation is also possible. For two days, we bring together VuFind® users and contributors to share knowledge, address challenges, and shape the future of the system. Whether you’re new to VuFind® or a seasoned expert: we invite you to join us on-site here in Berlin or online to reflect on how discovery systems and especially VuFind® serve the evolving needs of institutions, professionals, and users.

We welcome submissions on topics including, but not limited to:

• Curated compilations and collection highlights
• UX research and design practices
• Integration of linked data, authority control, and contextual metadata
• Ranking and boosting
• Discovery of digitized collections and electronic resources
• Working with IIIF, OCR, full-text indexing, and annotation
• Addressing rights issues, licensing, and sensitive content
• The value of discovery systems beyond search functionalities
• Leveraging VuFind® as a data and service platform (APIs, exports, enrichment)

We welcome contributions that reflect practical implementations, institutional strategies, or innovative use cases in various session formats. Please send in your proposal here by July 1, 2025. Notifications of acceptance will be sent by beginning of August. We look forward to your submissions and will inform you when registration opens!