Terminbuchung – Rückmeldungen zur Umfrage

Wir möchten uns herzlich bei allen bedanken, die an unserer Umfrage zur Konfiguration des Terminbuchungssystems teilgenommen haben und neben der Beantwortung der Fragen viele Überlegungen zur Terminbuchung und darüber hinaus mit uns geteilt haben.

Der Fokus der Umfrage lag auf den Zeiten für die Freischaltung der Termine und dabei wollten wir vor allem wissen, wie Sie zur Veröffentlichung der Termine für Montag und Dienstag stehen.

Freischaltung der Termine für Montag und Dienstag

Das Ergebnis zeigt, dass die knappe Hälfte der Teilnehmenden keine Terminfreischaltung am Wochenende wünscht. 38% votiert jedoch für einen gleichbleibenden Rhythmus, den anderen war es gleichgültig, wann die Freischaltung erfolgt. Es gab auch Vorschläge, einen Teil der Termine am Freitag freizuschalten und einen anderen Teil im üblichen Rhythmus vorab. Wir haben uns entschieden, der Mehrheit zu folgen, und zur alten Freigaberegelung zurückzukehren. Die Termine für den 20. und 21.12. werden also schon am Freitag, den 17.12. veröffentlicht. Den Vorschlag, Kontingente der Termine zu unterschiedlichen Zeiten freizugeben, haben wir erst einmal verworfen, weil das im Buchungssystem eher zu Unübersichtlichkeit führen würde. Wir überlegen weiter, wie wir Ihren Bedürfnissen hier am besten entgegenkommen können.

Vorlauf der Terminfreischaltung

Einhelliger war Ihre Meinung zum Vorlauf der Terminfreischaltung. Die Mehrzahl (ca.70 %) kommt mit zwei Tagen Vorlauf gut zurecht. Teilweise wird eine noch kurzfristigere Freischaltung maximal einen Tag vor dem Termin gewünscht. Wir bleiben daher erst einmal bei der bisherigen Regelung.

Zeitpunkte der Freischaltung für Vor- und Nachmittagstermine

Die Zeitpunkte, zu denen die Termine freigeschaltet werden, möchten wir zunächst erst einmal beibehalten, auch wenn sich nicht wenige dafür entschieden haben, beide Zeitslots zur selben Zeit freizuschalten. Wir überlegen, in einer Testphase Vor- und Nachmittagstermine zeitgleich freizuschalten, möchten diesen Test jedoch nicht kurzfristig vor den geänderten Öffnungszeiten zum Jahreswechsel durchführen.

Erinnerungsmail

Eine Erinnerungsmail an gebuchte Termine wünschen ca. 60% von Ihnen nicht, viele davon gaben an, sich davon sehr gestört zu fühlen. Wir prüfen, ob wir eine Registrierungsmöglichkeit einrichten können. Dann könnten Sie nach einer Registrierung individuell entscheiden, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.

Weitere Anregungen

Über diese konkreten Ergebnisse hinaus möchten wir auch auf weitere Anregungen und Wünsche eingehen, die in der Umfrage geäußert wurden.

Mehrfach wurde gefragt, warum den Mails Anhänge der Tickets mit QR-Code mitgeschickt werden, wenn diese gar nicht gescannt werden und die Mails dadurch sehr groß werden. Das Scannen der QR-Codes zum Ein- und Auschecken bereiten wir gerade vor. Damit werden wir auch einen besseren Überblick haben, zu welchen Zeiten Sie die Lesesäle tatsächlich nutzen und können weitere Maßnahmen zur Verbesserung der Auslastung planen.

Die Dateigröße der Bestätigungsmails ist nicht nur dem mitgeschickten Ticket geschuldet, sondern auch der Kalenderdatei für den gebuchten Termin im Mailanhang. Das wird von manchen als sehr nützlich empfunden.

Auch die Möglichkeit, Tickets in einem Wallet zu speichern, ist in Planung.

Wie schon in den Blogkommentaren wurden wir erneut gefragt, ob es möglich sei, den Impf- und Terminstatus mit den Daten auf dem Bibliotheksausweis zu koppeln und dort zu hinterlegen. Eine solche Verknüpfung von Daten sehen wir datenschutzrechtlich als sehr bedenklich an. Darüber hinaus würde eine solche technische Lösung für uns einen ziemlichen Entwicklungsaufwand bedeuten für eine nur temporär notwendige Komfortverbesserung. Daher wird an einer solchen Lösung derzeit nicht gearbeitet. Wir bedauern, hier keine Vereinfachung anbieten zu können.

Mehrfach wurden auch Irritationen geäußert zu den im Buchungssystem benutzten Bezeichnungen aus dem kommerziellen Einsatz, wie „Verkauf beendet“ oder „gratis“. Diese Begriffe sind leider nicht durch uns anpassbar. Wir können nur entscheiden, nicht verfügbare Zeitslots anzuzeigen oder nicht. Wir hatten uns zunächst gegen die Anzeige von Terminen in der Vergangenheit entschieden, weil auch uns Hinweise, wie „Verkauf beendet“ stören. Nachdem es jedoch viele Fragen gab aufgrund der Nichtanzeige nicht verfügbarer Termine, haben wir die Einstellungen geändert.

Fragen gab es auch zur Wiederanzeige stornierter Termine. Diese werden direkt wieder angeboten. Generell werden jedoch Termine, die sich gerade im Buchungsvorgang befinden, für maximal fünf Minuten als reserviert angezeigt. Das ist notwendig, damit ein Buchungsvorgang abgeschlossen werden kann.

Ein Teil der Befragten kritisierte auch die Unübersichtlichkeit der Oberfläche. Die einzelnen Lesesäle farblich zu unterscheiden, ist nicht möglich, würde aber auch eher dazu führen, dass der Terminkalender wie ein Tuschkasten aussieht. Auch hier haben wir aber schon Ideen, wie wir es für Sie leichter machen können, den gewünschten Lesesaal zu identifizieren.

Der Wechsel des Systems war im Übrigen nicht, wie von einzelnen vermutet, einer Vereinfachung des Procederes an der Einlasskontrolle geschuldet, sondern hatte interne technische Gründe. Wir freuen uns jedoch, dass das neue System deutlich stabiler läuft und uns auch mehr Konfigurationsmöglichkeiten bietet. Eine weitere Komfortverbesserung wird das Scannen der Tickets bieten sowie die Möglichkeit, Tickets im Wallet zu speichern. Wir bereiten ebenfalls vor, die Reservierung von Terminen in unseren Sonderlesesälen über das System anzubieten.

11 Kommentare
  1. Avatar
    Jürgen Israel sagte:

    Ich habe jetzt gerade, am freitag, einen termin für dienstag gebucht. Danke, dass Sie zur alten buchungsmethode zurückgekehrt sind.
    freundliche grüße und gute wünsche für eine schöne adventszeit,
    jürgen israel.

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  2. Avatar
    Volker Korn sagte:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    da die Terminfreischaltung für den 27. und 28.12.2021 sowie den 3. und 4.1.2022 auf Heiligabend und Silvester fallen, möchte ich vorschlagen, die Freischaltung auf den Donnerstag – also auf den 23. und 30.12.2021 – zu verlegen.

    Beste Grüße

    Volker Korn

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  3. Avatar
    Yury Ilinov sagte:

    Das neue System musste länger getestet werden.
    Wochenansicht, wue es ist, ist verwirrend, und bringt nur zum Verpassen der freien Arbeitsplätzen. Das alte System war gut genug.

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    • Annett-Kristin Oberhoff
      Annett-Kristin Oberhoff sagte:

      Sehr geehrter Herr Ilinov,

      vielen Dank für Ihre Anregung. In den nächsten Wochen werden wir das System dahingehend optimieren, dass die Lesesäle in der Ansicht stärker voneinander getrennt werden. Somit wird es dann auch in der Wochenansicht sichtbar sein, in welchem Lesesaal noch Plätze frei sind.

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  4. Avatar
    Jürgen Israel sagte:

    Ich schließe mich dem vorschlag von herrn Kern an, die freischaltungen vom heiligen abend und vom Silvester zu verlegen. Außerdem stimme ich herrn Ilinov zu: das alte system war übersichtlicher. Aber inzwischen habe ich mich an das neue system gewöhnt.
    freundliche grüße, jürgen israel.

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    • Annett-Kristin Oberhoff
      Annett-Kristin Oberhoff sagte:

      Sehr geehrter Herr Israel, sehr geehrter Herr Korn,

      vielen Dank für Ihre Anregung. Wir werden Ihrem Wunsch nachkommen und die Termine für den 27. und 28.12.2021 am 23.12. freischalten, und analog dazu die Termine für den 3. und 4.1.2022 am 30.12.2021 veröffentlichen.

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  5. Avatar
    Beate Winzer sagte:

    Liebes Team der Stabi,
    danke dass ihr zum alten System zurückgekehrt seid. Da ich nicht ständig im Blog bin, hab ich das natürlich verpasst, seufz. Darüber hinaus seid ihr kein Dienstleistungsunternehmen sondern eine wissenschaftliche Bibliothek, die es eben NICHT jedem recht machen kann. Bitte denkt daran, dass ich eine Ameise bin und lasst euer System so, wie es jetzt ist. Sobald unsere geliebte Regierung ihre Massnahmen Fehler zugeben kann, können wir hoffentlich alle wieder zu unseren gewohnten zeiten und Umständen arbeiten.

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    • Annett-Kristin Oberhoff
      Annett-Kristin Oberhoff sagte:

      Sehr geehrte Frau Winzer,

      vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Nur ein kleiner Hinweis für die Terminbuchung während des Jahreswechsels: Die Termine für den 27.und 28.12. werden am Donnerstag, den 23.12.2021 veröffentlicht, analog dazu sind Buchungen für den 3. und 4.1.2022 ab Donnerstag, den 30.12.2021 möglich. Vielen Dank für Ihr Verständnis! Wir wünschen Ihnen erholsame Feiertage.

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  6. Avatar
    Susanne Kliem sagte:

    Danke für die Umfrage und dafür, dass Sie ständig bemüht sind, Buchung, Einlass und Aufenthalt für uns zu optimieren. Wundervolle und erholsame Weihnachtstage – und vor allem Gesundheit und Zuversicht!

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    • Annett-Kristin Oberhoff
      Annett-Kristin Oberhoff sagte:

      Vielen Dank für Ihre Rückmeldung, das hat uns sehr gefreut. Wir wünschen Ihnen auch schöne und erholsame Feiertage.

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